De Nieuwe Project-opdrachtgever

Gisteren, bij de vijfde verjaardag van Projectteamwork, ging het over ‘de nieuwe opdrachtgever’ voor projecten. Het heeft mij verleid tot het schrijven dan deze blog.

Het is in mijn beleving heel raar om iemand aan te wijzen als ‘opdrachtgever’. Dat is heel onnatuurlijk. Zo van: “Dit is het project en ik wijs jou aan als opdrachtgever”. Je kunt het nog scherper formuleren: “Ik geef jou opdracht om opdracht te geven voor dit project.” Want wie is nou opdrachtgever? En het wordt nog gekker: “Ik wil een project doen en ik zoek daar een opdrachtgever bij”. Volgens mij is dat de wereld op z’n kop. “Ik wil graag een huis bouwen en ik zoek iemand daarvoor die mij dit opdraagt”. En degene die opdracht geeft heeft daarbij die en die verantwoordelijkheden.

Net als een discussie of het goed is dat de opdrachtgever deskundig moet zijn voor wat betreft de inhoud van het project. Dit zijn redeneringen vanuit de hoek van de projectleider: de projectmanager wil bepalen en kwalificeert degene die hem de doelen vraagt te realiseren. Stel je voor dat ik zeg: “Ik wil een huis hebben dat aan die en die eisen voldoet en ik wil dat jij dat voor mij bouwt.” Lijkt me een heldere opdracht. Het initiatief komt bij mij vandaan. Vervolgens zeg jij dat je dat in principe (het moet wel kunnen) wel wilt doen en ben je opdrachtnemer. Op projectleider, zo je wilt. Vervolgens ga je samen afspreken wat je exact gaat maken (definitie), je maakt een tekening (ontwerp), je zorgt voor de papieren en regelt een aannemer (voorbereiding) en gaat aan de slag (realisatie). Daarna vraag je of het huis naar wens is en geef je adviezen over het onderhoud en dergelijke (evaluatie en nazorg).

Hoe anders blijkt het in de praktijk van projectmatig werken bij bijvoorbeeld overheden te werken. De deskundige heeft een plan en zoekt er een opdrachtgever bij die vol overgave en betrokkenheid de opdracht geeft. Maar die het liefst niet teveel weet van de inhoud … En dan blijkt dat de rol van opdrachtgever toch niet zo goed uit de verf komt.

Het probleem zit hem op meerdere vlakken:
- Opdrachtgevers hebben niet altijd een helder doel. In mijn voorbeeld van het huis heb ik wel een doel. Maar het realiseren van een DMS is toch wat anders. Volgens mij moeten overheidsmanagers doelen dus ook niet op dat instrumentele abstractieniveau formuleren.
- Ook komt, en dat zou hier zomaar een gevolg van kunnen zijn, het initiatief niet bij de opdrachtgever vandaan. Oorzaken? Vul maar in, het heeft in elk geval te maken met verwachtingen en met abstractieniveaus. De opdracht kan zijn: verbeter de wereld of: ontwikkel een slijpsteen om de punaise scherp te houden. Verwacht niet dat dezelfde persoon beide opdrachten geeft. Of dat die zich in dezelfde positie in de organisatie bevindt.
- Er ligt veel nadruk op de positie van de opdrachtgever in de organisatie. Het gaat veel meer om de doelgerichtheid (= gerichtheid op een doel) van de persoon. Ook kan een projectleider van project a opdrachtgever zijn voor project b. Waarom niet?
- De opdrachtnemer zoekt een opdrachtgever en geeft daarmee de facto opdracht, wat leidt tot een fatale rolvermenging: De focus van de opdrachtgever moet liggen op het resultaat, die van de opdrachtnemer op de weg ernaar toe.

Wat nu? Hier valt geen simpel antwoord op te geven. Het staat voor mij als een paal boven water dat opdrachtgever en opdrachtnemer gelijkwaardig zijn maar verschillende rollen hebben, dat het initiatief bij de opdrachtgever vandaan moet komen en moet aansluiten bij de positie in de organisatie, dat organisaties daarvoor heldere doelen stellen, die doorwerken. En, niet te vergeten, opdrachtgever en opdrachtnemer moeten zich happy voelen in hun rol!